Die SIZ stellte jährlich mehrere tausend Zertifikate manuell aus – gedruckt, kuvertiert und per Post versendet. Dieser Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß. Zudem war es wichtig, dass auch Lernende ohne technische Einweisung problemlos auf ihre Zertifikate zugreifen können.
Mit der Integration von Virtualbadge.io wurde der gesamte Prozess digitalisiert. Nach bestandener Prüfung erhalten Teilnehmende automatisch einen personalisierten Link, über den sie ihr digitales Zertifikat direkt abrufen oder in LinkedIn integrieren können. Die gesamte Ausstellung ist vollständig automatisiert.
Die SIZ konnte in nur vier Wochen live gehen, ohne technische Hürden. Seit dem Go-Live wurden bereits hunderte Zertifikate ausgestellt – ohne einen einzigen Supportfall. Die Lösung ist für alle Beteiligten intuitiv, effizient und absolut skalierbar.
Die SIZ – schweizerisches Informatik-Zertifikat – ist eine etablierte Prüfungsorganisation mit Sitz in der Schweiz. Seit über 25 Jahren bietet sie ICT-Prüfungen für nicht-technische Berufe an, insbesondere im kaufmännischen Bereich, in Gymnasien, Sekundarschulen sowie in der beruflichen Weiterbildung. Pro Jahr stellt die SIZ mehrere tausend Zertifikate aus – ein entscheidender Nachweis für Lernende und Berufsumsteiger.
Bis vor Kurzem erfolgte die Ausstellung der Zertifikate noch manuell: Nach bestandener Prüfung wurden die Nachweise auf speziellem Papier gedruckt, einzeln verpackt und per Post versendet. Bei der hohen Zahl an Prüfungen bedeutete das: erheblicher zeitlicher Aufwand, Porto- und Materialkosten sowie potenzielle Fehlerquellen durch manuelle Abläufe.
Zudem war die Bedienbarkeit ein wichtiger Faktor. Die Zertifikate sollten für alle Nutzer – insbesondere Schüler – intuitiv zugänglich sein, ohne dass zusätzlicher Support notwendig ist. Auch in der Kommunikation mit den Schulen war ein reibungsloser und einfacher Ablauf entscheidend.
Die SIZ entschied sich für eine vollständige Digitalisierung der Zertifikatsvergabe mit Virtualbadge.io. Ziel war es, die bestehenden internen Abläufe möglichst beizubehalten, aber den Druck- und Versandprozess durch eine moderne, automatisierte Lösung zu ersetzen.
Die technische Umsetzung war denkbar effizient: Statt eines Signals an den Drucker sendet die Prüfungsplattform nun nach erfolgreicher Prüfung einen automatisierten Request an Virtualbadge.io. In der Benutzeroberfläche des Teilnehmenden wird daraufhin ein individueller Link freigeschaltet, über den das persönliche digitale Zertifikat aufgerufen werden kann.
Das Zertifikat steht sofort zum Download bereit oder kann direkt mit LinkedIn verknüpft werden. Teilnehmende greifen direkt über den personalisierten Link auf ihr Zertifikat zu – ganz ohne manuellen Aufwand oder zusätzliche Schritte. Die gesamte Ausstellung erfolgt zu 100 % automatisiert.
Trotz der Komplexität – die SIZ verwaltet über 15 verschiedene Zertifikatstypen – verlief die Implementierung reibungslos. Das Team von Virtualbadge.io unterstützte aktiv während der kurzen Projektlaufzeit. Innerhalb von vier Wochen war das System live geschaltet.
Die Einführung des neuen Systems verlief für die SIZ äußerst erfolgreich. Bereits kurz nach dem Go-Live wurden mehrere hundert Zertifikate automatisiert ausgestellt – ohne einen einzigen Supportfall. Das war für Geschäftsführer Wolfram Schmidt der entscheidende Beweis für die Alltagstauglichkeit der Lösung:
„Unser Entwickler war überrascht – normalerweise hakt bei Schnittstellen am Anfang immer etwas. Dieses Mal hat es einfach funktioniert. Wir hatten hunderte Zertifikatsdownloads ohne einen einzigen Supportfall – das ist für uns der wichtigste Erfolg.“
Auch intern konnte der Umstieg überzeugen: Der Aufwand für manuelle Tätigkeiten entfiel vollständig. Der gesamte Ausstellungsprozess wurde auf Knopfdruck automatisiert, ohne dass bestehende Systemlogiken oder Benutzeroberflächen aufwendig angepasst werden mussten.
Ein weiterer Vorteil war die sofortige Akzeptanz bei den Lernenden. Die Nutzer konnten intuitiv auf ihre Zertifikate zugreifen und kamen ohne zusätzliche Anleitung durch den Prozess – ein klarer Indikator für gute Nutzerführung und saubere Integration.
Mit der Einführung von Virtualbadge.io hat die SIZ ihren Zertifikatsprozess erfolgreich modernisiert – in Rekordzeit und ohne technischen Reibungsverlust. Der Wechsel von einem papierbasierten System hin zu einer automatisierten, digitalen Lösung spart nicht nur Ressourcen, sondern verbessert auch das Nutzererlebnis erheblich.
Ein System, das zuverlässig funktioniert, sich nahtlos integrieren lässt und die digitale Zukunft der Zertifikatsvergabe einleitet – ganz ohne Supportaufwand.
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