%20(1).svg)
Von 60 auf 10 Minuten: Wie IMN Training die Zertifikatsverwaltung enorm reduziert hat
IMN Training bietet Erste Hilfe und Brandschutzkurse für Unternehmen in ganz Deutschland an. Über Jahre hinweg wurden Zertifikate manuell bearbeitet. Teilnehmerdaten wurden in Vorlagen eingetragen, ausgedruckt, unterschrieben und physisch verteilt.
Dieser Prozess dauerte etwa 60 Minuten pro Kurs und führte aufgrund handschriftlicher Anmeldeformulare regelmäßig zu Rechtschreibfehlern. Korrekturen bedeuteten zusätzlichen Aufwand, Neuausdrucke und Verzögerungen. Mit wachsendem Kursvolumen wurde der administrative Aufwand zunehmend ineffizient.
IMN Training wechselte zu Virtualbadge.io, um seinen Zertifizierungsworkflow vollständig zu digitalisieren.
Zu Beginn jedes Kurses scannen die Teilnehmer einen QR Code und geben ihre persönlichen Daten direkt in ein digitales Formular ein. Anstatt später handschriftliche Listen entziffern zu müssen, werden alle Informationen von Anfang an sauber und strukturiert erfasst.
Nach Abschluss der Schulung werden die Zertifikate über die Plattform freigegeben und digital verteilt. Falls erforderlich, kann die Dokumentation auch mit Arbeitgebern geteilt werden. Im Falle eines Tippfehlers können Korrekturen schnell vorgenommen werden, ohne physische Dokumente neu ausdrucken und erneut ausstellen zu müssen.
Was früher manuelles Tippen, Drucken, Unterschreiben und Organisieren erforderte, ist heute ein kontrollierter digitaler Prozess, der sich nahtlos in den Schulungsablauf einfügt.
Der administrative Zeitaufwand sank von etwa 60 Minuten auf ungefähr 10 Minuten pro Kurs.
Die Fehlerquote ging deutlich zurück, da die Teilnehmer ihre Daten selbst eingeben. Der Papierverbrauch und der Postaufwand wurden eliminiert. Teilnehmer erhalten ihre Zertifikate nun sofort in digitaler Form und können sie einfach speichern oder weitergeben.
Was früher eine manuelle Belastung war, ist heute ein schlanker digitaler Prozess.
Für IMN Training, einen deutschen Anbieter von Erste Hilfe und Brandschutzschulungen für Unternehmen, begann der administrative Aufwand nicht erst nach dem Ende eines Kurses. Er war Teil jeder einzelnen Schulung.
Wie Florian Bruno berichtet, war der Zertifizierungsprozess früher vollständig manuell. Teilnehmerdaten mussten in Vorlagen übertragen werden, Zertifikate wurden ausgedruckt, unterschrieben und verteilt. Da Anmeldedaten häufig handschriftlich erfasst wurden, waren Rechtschreibfehler keine Seltenheit. Selbst kleine Fehler führten zu Korrekturen, Neuausdrucken und zusätzlicher Abstimmung.
Im Durchschnitt dauerte die Ausstellung von Zertifikaten für einen einzelnen Kurs etwa 60 Minuten. Bei mehreren Kursen pro Jahr summierte sich dieser Aufwand schnell. Neben dem Zeitaufwand erforderte der Prozess eine kontinuierliche Handhabung von Papierdokumenten sowie eine sorgfältige Dokumentation zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen.
IMN Training wusste, dass sich etwas ändern musste.
Der Übergang begann mit der Einführung von Virtualbadge.io. Anstatt handschriftliche Daten zu sammeln, scannen die Teilnehmer nun zu Beginn des Kurses einen QR Code und geben ihre Daten digital ein. Dieser einfache Schritt beseitigte eine der größten Fehlerquellen.
Nach Abschluss der Schulung werden die Zertifikate über die Plattform freigegeben und digital verteilt. Falls Korrekturen erforderlich sind, können diese direkt im System vorgenommen werden, wodurch der Nachbearbeitungsaufwand im Vergleich zum bisherigen Workflow deutlich reduziert wird.
Die Auswirkungen waren unmittelbar spürbar.
Der administrative Zeitaufwand pro Kurs sank von etwa 60 Minuten auf ungefähr 10 Minuten. Die Fehlerquote ging merklich zurück, und der Zertifizierungsprozess wurde strukturiert und planbar. Anstatt wertvolle Zeit mit Papierarbeit zu verbringen, kann sich das Team nun auf die Durchführung qualitativ hochwertiger Schulungen konzentrieren.
Auch für die Teilnehmer verbesserte sich das Erlebnis. Zertifikate werden digital erhalten und können einfach gespeichert oder weitergegeben werden. Digitale Dokumentation passt besser zu modernen Unternehmensprozessen und spiegelt die zunehmende Akzeptanz der Digitalisierung in regulierten Branchen wider.
Heute profitiert IMN Training von einem schlanken, effizienten Zertifizierungsprozess, der Zeit spart, Fehler reduziert und ein professionelleres Schulungserlebnis unterstützt.
