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Wie Fit4 Emergency durch den Umstieg auf digitale Zertifikate Zeit und Kosten spart
Für Fit4 Emergency, einen Anbieter von Erste-Hilfe- und Brandschutzschulungen am Arbeitsplatz, begann der Stress oft lange vor dem eigentlichen Kurstag.
Ihr gesamter Zertifizierungsprozess basierte auf Papier, was zahlreiche operative Probleme verursachte:
Das führte nicht nur zu hohen Kosten für Papier, Drucker und Lagerung, sondern verschlang auch enorme Zeitressourcen und hielt den Gründer von Familie und dem eigentlichen Kerngeschäft ab.
Sie entschieden sich, diese Herausforderungen anzugehen und digitale Zertifikate mit Virtualbadge.io einzuführen.
Von Anfang an war es wichtig, nicht nur Kunde eines Standardprodukts zu sein, sondern Partner bei der Entwicklung einer passenden Lösung. Virtualbadge.io arbeitete daran, individuelle Anforderungen umzusetzen, bot persönlichen Support und übernahm sogar die komplexe Abstimmung mit deutschen Behörden, um die Genehmigungen der Berufsgenossenschaften für Erste-Hilfe-Kurse zu sichern.
Mit dem neuen digitalen Ansatz konnten Zertifikate nun sicher online ausgestellt und archiviert werden. Teilnehmer haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Zertifikate zu validieren. Manipulationsversuche werden sofort sichtbar, während Fit4 Emergency direkt auf das digitale Archiv zugreifen kann.
Durch die Einführung von Virtualbadge.io erreichte fit4 emergency:
Für Gründer Carsten Heckmann war der Schritt in die digitale Welt längst überfällig:
„Ich kann nur jedem empfehlen, den Weg zu gehen, den wir gewagt haben. Springen Sie auf dasselbe Boot auf egal, ob Sie Erste-Hilfe-Kurse anbieten, Brandschutzausbildungen oder anderweitig Urkunden benötigen"
Für Fit4 Emergency, einen Anbieter von Erste-Hilfe-, Brandschutz- und allgemeinen Arbeitsschutzkursen, begann der Stress nicht erst am Kurstag – er startete lange vorher. Selbst während die Schulungen liefen, fiel im Hintergrund eine enorme Menge Verwaltungsarbeit an.
Wie Gründer Carsten Heckmann berichtet, lief der frühere Prozess komplett papierbasiert ab. Kunden kamen zur Schulung, und das Team stand vor einem Berg von Papierarbeit. Monat für Monat mussten unzählige Papier-Zertifikate eingekauft, gedruckt und manuell verwaltet werden. Schon kleine Fehler – etwa ein falsch geschriebener Name oder ein Teilnehmer, der ein neues Zertifikat benötigte – führten zu wiederholten Briefen oder langen E-Mail-Ketten mit Korrekturwünschen. Jede Anpassung erforderte neue Zertifikate, die erneut ausgestellt, unterschrieben und versendet werden mussten.
Neben den offensichtlichen Kosten für Zeit, Papier und Druck gab es auch einen großen Aufwand für die Archivierung. Kam später jemand zurück und bat um ein Ersatz-Zertifikat, musste Fit4 Emergency in den Unterlagen nachforschen, wann der Teilnehmer überhaupt da war. Dabei musste oft erst geprüft werden, ob eine Neuausstellung überhaupt möglich war – häufig durch das Anfordern von Ausweiskopien, um die Echtheit zu belegen.
All das kostete viel Zeit und Geld. Carsten investierte nicht nur stark in Papier, Drucker und Ablagesysteme, sondern auch in unzählige Stunden, die ihn von seiner Familie fernhielten.
Da beschlossen sie, gemeinsam mit Virtualbadge.io digital zu werden. Für Carsten war es nie das Ziel, einfach ein Produkt von der Stange zu kaufen. Er wollte Teil einer Lösung sein, die den Anforderungen eines regulierten Schulungsunternehmens in Deutschland gerecht wird.
Virtualbadge.io hörte von Anfang an genau zu, griff auch nur nebenbei geäußerte Ideen auf und setzte diese ohne Zögern um. Durch direkte, praktische Unterstützung, einschließlich der Abstimmung mit deutschen Behörden, wurden sämtliche Anforderungen für die Genehmigungen durch die Berufsgenossenschaften erfüllt.
Die Ergebnisse ließen nicht lange auf sich warten. Innerhalb weniger Wochen war Fit4 Emergency komplett auf ein digitales System umgestiegen.
Heute ist jedes Zertifikat:
Falls jemand ein gefälschtes Dokument vorlegt, fällt das sofort auf. Muss ein Unternehmen je eine Kontrolle über sich ergehen lassen oder nachweisen, dass Zertifikate gültig und echten Teilnehmern zugeordnet sind, kann man innerhalb von Sekunden Daten aus der Plattform von Virtualbadge.io abrufen und genau belegen, wer wann welchen Kurs besucht hat.
Fit4 Emergency profitiert nun von einem schlanken, sicheren Prozess, der Kosten drastisch senkt, Zeit spart und die Reputation schützt.
