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Wie ein Medizinhersteller den Zertifikats-Workflow für Vor-Ort Schulungen automatisiert hat
Das Geschäft des Herstellers umfasst einen komplexen Ablauf mit seinen Außendienstmitarbeitenden: Die Repräsentanten besuchen ihre Kunden im Gesundheitswesen, halten Schulungspräsentationen zu den Produkten des Herstellers. Das Sammeln der persönlichen Daten der Teilnehmenden sowie das Erstellen und Versenden gedruckter Zertifikate war ein langwieriger, manueller Prozess.
Die Verwaltung des Herstellers arbeitete gemeinsam mit Virtualbadge.io an einer maßgeschneiderten Lösung zur Digitalisierung des gesamten Prozesses mit den Außendienstmitarbeitenden:
Sie erstellen nun Schulungssitzungen digital, Teilnehmende scannen QR-Codes und fordern ihre Teilnahmezertifikate an, und das Verwaltungsteam des Herstellers überprüft und genehmigt diese mit nur einem Klick.
Ein mittelgroßer Medizintechnikhersteller mit Hauptsitz in den USA ist verpflichtet, umfangreiche Produktschulungen durchzuführen, um die sichere und effektive Nutzung seiner Geräte zu gewährleisten. Diese Schulungen erfolgen über verschiedene Programme, ein großer Teil der Schulungsmaßnahmen des Herstellers besteht jedoch aus praktischen Produktschulungen für Techniker und Pflegekräfte, die mit den Geräten arbeiten oder deren Einsatz im klinischen Umfeld unterstützen müssen.
Der ursprüngliche Prozess war komplex und erforderte, dass Mitarbeiter am Ende jeder Präsentation die Teilnehmerdaten manuell erfassten und sie zur weiteren Bearbeitung an die Verwaltung des Herstellers schickten. Anschließend verarbeitete das Verwaltungsteam die Daten und erstellte PDF-Teilnahmezertifikate für die Teilnehmer – je nach Präsentation und Rolle der Teilnehmer unterschiedlich.
Die unterschiedlichen Rollen der Teilnehmer fügten eine weitere Komplexitätsebene hinzu: Pflegekräfte, Techniker und andere Fachkräfte, die an derselben Präsentation teilnahmen, benötigten jeweils unterschiedliche Zertifikate entsprechend ihrer Position und geltender Weiterbildungsanforderungen.
Um den Erfolg des Projekts sicherzustellen, verschafften wir uns zunächst ein tiefes Verständnis des bestehenden Workflows und der Herausforderungen aller Beteiligten. Wir starteten die Zusammenarbeit mit dem Hersteller mit einer Reihe intensiver Workshops, in denen wir den Prozess Schritt für Schritt detailliert erfassten. Gemeinsam mit dem Verwaltungsteam überarbeiteten und optimierten wir den gesamten Ablauf und bereiteten ihn für den Rollout an alle Außendienstmitarbeiter vor.
Wir mussten die Herausforderungen des Teams verstehen:
Mit dem neuen Prozess:
Das bedeutete, dass Mitarbeiter weiterhin E-Mail-Kopien der Zertifikate anfordern und auf Wunsch auch gedruckte Versionen persönlich überreichen konnten.
Das Verwaltungsteam des Herstellers leistete bislang den Großteil der Arbeit bei der Erstellung der Zertifikate und hatte mit folgenden Herausforderungen zu kämpfen:
Mit dem neuen System:
Neben den Zeitersparnissen für Mitarbeiter und Verwaltung sowie den Prozessverbesserungen sind die neuen digitalen Zertifikate, die mit Virtualbadge.io ausgestellt werden, vollständig verifizierbar – jedes ist mit einem einzigartigen QR-Code versehen, im Corporate Design des Herstellers gestaltet und nahtlos in die Website des Unternehmens zur Validierung eingebettet:
Dieser professionelle, sichere und strukturierte Zertifizierungsprozess stärkt die Markenwahrnehmung und unterstreicht das Qualitätsversprechen des Herstellers.
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