Teilnahmebescheinigungen erstellen und verwalten

Teilnahmebescheinigungen erstellen ist ein Standardprozess für viele Event-, Seminar- und Trainingsformate.

August 1, 2022
3 min
|   von
Malte Zander

In diesem Artikel lernst Du Schritt für Schritt wie Du ganz leicht und ohne manuellen Aufwand, professionelle Teilnahmebescheinigungen erstellen, versenden und verwalten kannst.

Begriffserklärung — “Teilnahmebescheinigung”

Da im allgemeinem Sprachgebrauch und Verständnis oft nicht klar zwischen Teilnahmebescheinigungen, Zertifikaten und Zertifizierung differenziert wird, definieren wir vorab die klassische “Teilnahmebescheinigung”.

Eine Teilnahmebescheinigung ist ein…

  1. personalisiertes Dokument, das die …
  2. Anwesenheit bei einem Event, Training, Kurs o.Ä. nachweist …
  3. ohne einen notwendigen Leistungsnachweis durch bspw. eine Prüfung.

Typische Use Cases sind Bescheinigungen für die Teilnahme bei Events, Seminaren, Trainingseinheiten, Kursen und Coachings. Dies dient einerseits der Nachweispflicht für Arbeitnehmer bei Personalabteilungen aber andererseits auch der Teilnehmerbindung als letzten Kontaktpunkt mit der Veranstaltung.

Schritt-für-Schritt Anleitung


Los geht’s! Exemplarisch zeigen wir Dir den Prozess mit Hilfe der Plattform von Virtualbadge.io

Schritt 1) Leg’ ein Teilnahmezertifikatdesign an

Du kannst entweder Deine bestehenden Designs hochladen oder Du kannst eine der vielen bestehenden Vorlagen nutzen! Mittels dynamischer Platzhalterfelder kannst Du personalisierte Elemente in Deine Teilnahmebescheinigung einbinden.

Designe einfach Dein Zertifikat auf dem Tool von virtualbadge.io — füge Bilder, Formen, Unterschriften oder dynamische Felder hinzu.
Designe einfach Dein Zertifikat auf dem Tool von virtualbadge.io — füge Bilder, Formen, Unterschriften oder dynamische Felder hinzu.

Schritt 2) Erstelle ein personalisiertes Email Template

Diese Email wird für den Versand Deiner Zertifikate verwendet. Alle Teilnehmer erhalten über diese nach Fertigstellung automatisiert versendete Email den Zugriff auf Ihr Zertifikat.

Gestalte die Email für Deinen Zertifikatsversand. Deine Teilnehmer werden automatisiert ohne manuellen Aufwand Ihre personalisierte Email über den Versandservice erhalten.
Gestalte die Email für Deinen Zertifikatsversand. Deine Teilnehmer werden automatisiert ohne manuellen Aufwand Ihre personalisierte Email über den Versandservice erhalten.

Schritt 3) Erstelle eine Teilnehmerliste auf Excel.

Jede Spalte sollte Informationen für Deine dynamischen Platzhalte beinhalten. Wenn Du also ein Design in Schritt 1 entworfen hast, wo Du folgende Personalisierung eingebunden hast: Name, Datum, Veranstaltungsnummer — Dann brauchst Du folgendes Format auf Excel für
Deine Teilnehmerliste:

[Spalte 1] — Email Adresse

[Spalte 2] — Name

[Spalte 3] — Datum

[Spalte 4] — Veranstaltungsnummer

Erstelle Deine Teilnehmerliste mit den dynamischen Zertifikatsinhalten als Excelspalten
Erstelle Deine Teilnehmerliste mit den dynamischen Zertifikatsinhalten als Excelspalten

Schritt 4) Lade die erstellte Liste in Deiner Zertifikatskampagne hoch

Nachdem Du die Liste erstellt hast, kannst Du die Teilnehmer einfach mit einem Klick auf dem Teilnehmermanagement Tab hochladen. Du musst schließlich nur noch die verschiedenen dynamischen Inhaltsfelder (Name, Datum, Veranstaltungsnummer und Email Adresse), den verschiedenen Spalten der Excelliste zuordnen.

Lade Deine erstellte Excelliste hoch und ordne die Spalten den dynamischen Inhalten zu.
Lade Deine erstellte Excelliste hoch und ordne die Spalten den dynamischen Inhalten zu.

Schritt 5) Klick’ auf Teilnehmerzertifikate versenden

Wenn die Teilnehmer erfolgreich hochgeladen worden sind kannst Du nun einfach die Teilnahmebescheinigungen mit einem Klick via “Email Senden” versenden.

Nachdem Du die Liste erfolgreich hochgeladen hast, kannst Du die Teilnehmerzertifikate einfach mit einem Klick auf “Email Senden” an Deine Teilnehmer senden.
Nachdem Du die Liste erfolgreich hochgeladen hast, kannst Du die Teilnehmerzertifikate einfach mit einem Klick auf “Email Senden” an Deine Teilnehmer senden.

Schritt 6) Verfolge Deine Teilnehmer bei Interaktion mit Deinen automatisch erstellten Zertifikaten

Du kannst in dem Analytics Dashboard die Leistung Deiner Zertifikatskampagne messen:

Wie viele Zertifikate wurden erstellt, herunter geladen oder geteilt? Deine Datenbank liefert Antworten.
Wie viele Zertifikate wurden erstellt, herunter geladen oder geteilt? Deine Datenbank liefert Antworten.

Schritt 7) Deine Teilnehmer können auf Ihre Zertifikate zugreifen und Sie einfach mit einem Klick teilen oder herunterladen.

Deine Teilnehmer können Dein Zertifikat von Deiner anpassbaren Zugriffsseite Ihre Zertifikate herunterladen und auf den sozialen Medien teilen.
Deine Teilnehmer können Ihre Zertifikate von Deiner anpassbaren Zugriffsseite herunterladen und auf den sozialen Medien teilen.

Zusammenfassung

Teilnahmebescheinigungen sind Nachweise für Präsenz und Anwesenheit bei Veranstaltungen, Seminaren und Fortbildungen. In vielen Fällen sind die Voraussetzungen für die Fälschungssicherheit gering-regulatorischer Natur — im Gegensatz zu Leistungsnachweisen, Zertifikaten und Zertifizierungen.

Mit der Virtualbadge.io Plattform kannst Du sämtliche Zertifikats- und Zertifizierungsprozesse einfach und digital abbilden. Starte jetzt Deine kostenlose 7-tägige Probeversion.


* Sie können die Organisations-ID in der URL finden, wenn Sie als Administrator auf Ihre LinkedIn-Unternehmensseite zugreifen.

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