Sparen Sie Stunden manueller Arbeit, indem Sie Ihre Kursplattformen mit Virtualbadge.io über Zapier verbinden und versenden Sie Zertifikate und Badges automatisch
Das manuelle Versenden digitaler Zertifikate nach jeder Schulung kann mühsam und fehleranfällig sein. Egal ob Sie Online-Workshops, Universitätsseminare oder Erste-Hilfe-Kurse anbieten – häufig müssen Listen heruntergeladen, Vorlagen aktualisiert und Hunderte E-Mails versendet werden – immer und immer wieder.
Automatisierung schafft hier Abhilfe. Durch die Integration von Virtualbadge.io mit Zapier können Sie Ihre Anmeldeformulare, Lernplattformen oder Event-Tools direkt mit Ihrem Zertifikatssystem verbinden. Sobald eine Person einen Kurs abgeschlossen hat, wird ihr Zertifikat sofort generiert und versendet – ohne zusätzlichen Aufwand.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die automatisierte Zertifikatszustellung in wenigen Schritten mit Zapier einrichten – und warum dies für Bildungsteams und Schulungsanbieter einen echten Unterschied macht.
Zapier ist eine No-Code-Automatisierungsplattform, mit der Sie über 6.000 Web-Apps verbinden können. Sie funktioniert nach einfachem Prinzip: Wenn etwas in App A passiert (Trigger), wird etwas in App B ausgeführt (Aktion).
In unserem Fall lautet die Logik:
Trigger: Eine Person schließt einen Kurs in Ihrem LMS ab oder sendet ein Anmeldeformular ab
Aktion: Ein personalisiertes Zertifikat wird von Virtualbadge.io generiert und versendet
Diese Automatisierung nennt sich Zap. Sie können sie in wenigen Minuten einrichten – ganz ohne Programmierkenntnisse oder IT-Support.
Beispiele:
Diese Workflows stellen sicher, dass Teilnehmende ihr Zertifikat automatisch erhalten – das spart Zeit und verbessert das Lernerlebnis.
Die automatisierte Zertifikatszustellung ist in vielen Bereichen nützlich. Hier die häufigsten und wirkungsvollsten Einsatzszenarien:
Sobald ein Lernender ein Modul oder einen Kurs abschließt, löst Zapier den Versand des Zertifikats über Virtualbadge.io aus – ganz ohne Excel-Export.
Sammeln Sie Teilnehmerdaten über ein Formular. Nach dem Absenden sendet ein Zap die Daten an Virtualbadge.io, und das Zertifikat wird sofort verschickt.
Verbinden Sie Plattformen wie Zoom. Wenn ein Teilnehmer eine Sitzung abschließt, wird das Teilnahmezertifikat automatisch versendet.
Sobald eine Schulung als „abgeschlossen“ markiert ist, übernimmt der Zap die Erstellung und Zustellung des Zertifikats.
Mit Zapier und Virtualbadge.io erstellen Sie flexible Workflows für Ihre Programme – und stellen sicher, dass jede Person rechtzeitig und professionell ausgezeichnet wird.
Die Einrichtung der automatisierten Zertifikatszustellung mit Zapier und Virtualbadge.io ist ganz einfach. So geht’s:
Erstellen Sie eine Zertifikatskampagne in Virtualbadge.io. Gestalten Sie Ihre Vorlage, definieren Sie die Felder (z. B. Name, Kurs, Datum) und aktivieren Sie den API-Zugang für die Automatisierung. Falls Sie bereits ein Konto oder eine Testversion haben, folgen Sie der Anleitung zur Einrichtung.
Besuchen Sie zapier.com und erstellen Sie ein kostenloses Konto oder loggen Sie sich ein, wenn Sie bereits eines besitzen.
Wählen Sie Ihre Datenquelle – zum Beispiel Google Forms, Zoom oder Thinkific. Definieren Sie das Trigger-Ereignis, z. B. „Neue Formularübermittlung“ oder „Kurs abgeschlossen“.
Suchen Sie nach Virtualbadge.io und wählen Sie die Aktion „Zertifikat senden“. Verbinden Sie Ihr Virtualbadge.io-Konto über den API-Schlüssel. Diese Aktion funktioniert für digitale Zertifikate und Badges.
Zapier fordert Sie auf, die Felder aus der Trigger-App (wie Name und E-Mail) mit den Platzhaltern in Ihrer Zertifikatsvorlage abzugleichen.
Führen Sie einen Testlauf durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Ist der Test erfolgreich, aktivieren Sie den Zap – Ihre Automatisierung ist einsatzbereit.
Ab diesem Moment werden Zertifikate automatisch erstellt und versendet – ganz ohne manuellen Eingriff.
Die Automatisierung Ihrer Zertifikatsprozesse bringt mehr als nur Komfort – sie liefert messbare Vorteile:
Kein Exportieren von Listen, keine PDF-Erstellung, kein manuelles E-Mail-Versenden mehr. Die Automatisierung spart Ihnen jede Woche viele Stunden.
Keine Tippfehler oder vergessenen Namen. Zapier überträgt die Daten direkt – ganz ohne Copy-Paste-Fehler.
Ob 10 oder 5.000 Zertifikate – der Prozess bleibt schnell und zuverlässig.
Teilnehmende erhalten ihr Zertifikat sofort – solange ihr Lernerfolg noch präsent ist.
Virtualbadge.io zeigt Öffnungsraten und Teilungsaktivitäten an – so können Sie den Erfolg Ihrer Programme nachvollziehen.
Automatisierung bedeutet auch: Ihr Team kann sich stärker auf Inhalte konzentrieren – statt auf Verwaltung.
Manuelles Versenden von Zertifikaten ist nicht mehr nötig. Mit Virtualbadge.io und Zapier automatisieren Sie den gesamten Prozess – und stellen sicher, dass jede Person ein individuell gestaltetes Zertifikat genau zum richtigen Zeitpunkt erhält.
Ob Formularübermittlung, Webinar-Teilnahme oder Kursabschluss – diese Integration hilft Ihnen, Abläufe zu optimieren und eine professionellere Erfahrung zu schaffen.
📌 Bereit, Ihre erste Automatisierung einzurichten?
Buchen Sie eine kostenlose Demo bei Virtualbadge.io und erfahren Sie, wie Sie Ihr Zertifikatsmanagement mit Zapier vereinfachen können.
* Sie können die Organisations-ID in der URL finden, wenn Sie als Administrator auf Ihre LinkedIn-Unternehmensseite zugreifen.
Marketing
July 22, 2025
4 min
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