So stellen Sie DSGVO-konforme Zertifikate und Badges aus und halten Daten sicher
Zertifikate und digitale Badges sind mehr als nur Anerkennung für eine Leistung. Sie sind offizielle Nachweise, die fast immer personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Kursdetails und Abschlussdatum enthalten. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten alle Informationen, die eine Person direkt oder indirekt identifizieren können, als personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass jedes von einem Bildungsanbieter ausgestellte Zertifikat oder Badge automatisch der DSGVO unterliegt.
Die Herausforderung besteht darin, dass Zertifikate oft öffentlich geteilt werden sollen, zum Beispiel auf LinkedIn oder anderen beruflichen Plattformen. Diese öffentliche Sichtbarkeit kann zwar ein starkes Marketinginstrument sein, erhöht aber auch das Risiko einer Datenoffenlegung. Wenn Verifizierungsseiten nicht korrekt eingerichtet sind, könnten sensible Informationen für Suchmaschinen oder unbefugte Personen zugänglich werden.
Für Bildungsanbieter wie Erste-Hilfe-Einrichtungen oder Universitäten sind die Konsequenzen eindeutig. Ein Verstoß gegen die DSGVO birgt nicht nur das Risiko von Bußgeldern, sondern beschädigt auch das Vertrauen von Studierenden und Alumni. Zertifikate und Badges müssen daher von Beginn an nach dem Prinzip „Privacy by Design“ gestaltet werden, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten geschützt sind und die Teilnehmer dennoch ihre Erfolge präsentieren können.
Die DSGVO verlangt, dass jede Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer rechtmäßigen Grundlage beruht. Für Zertifikate gelten dabei drei gängige Rechtsgrundlagen:
Sobald die Rechtsgrundlage feststeht, kommt das Prinzip der Datenminimierung ins Spiel. Das bedeutet, dass nur die Daten erhoben und gespeichert werden dürfen, die unbedingt für die Ausstellung und Verifizierung des Zertifikats notwendig sind. Beispielsweise sind Name und Abschlussdatum erforderlich, Telefonnummern oder Adressen jedoch in der Regel nicht gerechtfertigt.
Praktische Maßnahmen zur Datenminimierung umfassen:
Durch die Anwendung dieser Prinzipien bleiben Anbieter nicht nur DSGVO-konform, sondern schaffen auch Vertrauen bei ihren Lernenden. Für einen umfassenderen Überblick, wie sich Zertifikatsprozesse effektiv strukturieren lassen, lesen Sie unseren Artikel: Zertifikate digitalisieren – Der umfassende Leitfaden 2025.
Bei der Ausstellung digitaler Zertifikate und Badges müssen die Rollen zwischen Verantwortlichem (Bildungsanbieter) und Auftragsverarbeiter (in diesem Fall Ihr Anbieter für Zertifikatssoftware) klar definiert sein. Die DSGVO verlangt, dass jede Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt wird. Dieser stellt sicher, dass der Auftragsverarbeiter ausschließlich auf dokumentierte Anweisungen hin handelt und die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen einhält.
Ein AVV sollte Folgendes enthalten:
Neben vertraglichen Sicherungen sind auch Konzepte zur Speicherung und Löschung wichtig. Zertifikate sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie einem definierten Zweck dienen. Eine Universität kann Zertifikate über Jahre aktiv halten, während Anbieter von Kurzzeit-Trainings diese nur für eine begrenzte Zeit benötigen.
Bildungsanbieter sollten außerdem Prozesse etablieren für:
Durch eine strukturierte Vorgehensweise zur Speicherbegrenzung und Löschung senken Institutionen ihr rechtliches Risiko und erfüllen das DSGVO-Prinzip der Speicherbegrenzung.
Verifizierungsseiten gehören zu den sichtbarsten Teilen eines digitalen Zertifikatssystems. Sie haben eine entscheidende Funktion: Dritten die Echtheit eines Zertifikats zu bestätigen. Wenn sie jedoch schlecht gestaltet sind, können sie zu viele personenbezogene Daten preisgeben oder von Suchmaschinen indexiert werden, was DSGVO-Probleme nach sich zieht.
Um die Verifizierung sicher zu gestalten, sollten Anbieter „Privacy by Design“-Prinzipien anwenden:
Zusätzlichen Schutz bieten QR-Codes, die in Zertifikate eingebettet sind. Diese leiten auf eine sichere Verifizierungsseite weiter, ohne offene Datenbanken erforderlich zu machen. Dieser Ansatz bietet Teilnehmern Komfort und wahrt gleichzeitig den Datenschutz.
Für einen umfassenderen Einblick, wie Verifizierungstechnologien die Sicherheit beeinflussen können, lesen Sie unseren Artikel: Digitale Badges & Blockchain-Verifizierung – Mythen und Realität im Vergleich
Ein besonders kritischer Aspekt der DSGVO-Compliance ist die Sicherstellung, dass personenbezogene Daten die Europäische Wirtschaftszone (EWR) nicht ohne geeignete Schutzmaßnahmen verlassen. Für Bildungsanbieter bedeutet dies, sorgfältig zu prüfen, wo die Daten aus Zertifikaten und Badges gespeichert und verarbeitet werden.
Die sicherste Option ist EU-basiertes Hosting, wodurch die Daten im Geltungsbereich des europäischen Datenschutzrechts bleiben. Wenn eine Datenübertragung in Drittländer erforderlich ist, müssen Standardvertragsklauseln (SCCs) umgesetzt und das Schutzniveau im Empfängerland geprüft werden.
Zusätzlich zu rechtlichen Schutzmaßnahmen sind starke technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen erforderlich, darunter:
Diese Maßnahmen erfüllen nicht nur die DSGVO-Anforderungen an Datensicherheit, sondern stärken auch das Vertrauen von Studierenden und Partnern.
Um alle Prinzipien zusammenzuführen, hier eine kompakte Checkliste, die Bildungsanbieter zur DSGVO-konformen Zertifikatsausstellung nutzen können:
Indem Sie diese Checkliste befolgen, können Bildungsanbieter Zertifikate ausstellen, die sowohl die Privatsphäre der Lernenden respektieren als auch die rechtlichen Anforderungen der DSGVO erfüllen. ✅
Starten Sie jetzt mit Virtualbadge.io und stellen Sie überprüfbare Zertifikate und Badges mit integrierten Datenschutz- und Compliance-Funktionen aus. Buchen Sie Ihre kostenlose Demo und erleben Sie, wie einfach konformes Zertifizieren sein kann.
* Sie können die Organisations-ID in der URL finden, wenn Sie als Administrator auf Ihre LinkedIn-Unternehmensseite zugreifen.
Marketing
August 20, 2025
5 min
Sie möchten wissen wie +1.000 Bildungsanbieter von Virtualbadge.io profitieren?
%20(1).svg)
