Wie Sie bei der Ausstellung von Zertifikaten Zeit sparen: B2B Trainer Ausgabe

Lassen Sie uns zunächst etwas klarstellen: Dieser Artikel ist nicht für jedermann bestimmt. Dieser Artikel wird für Sie nur dann Sinn machen (und Ihnen viel Zeit ersparen!), wenn Sie die folgenden Kriterien erfüllen:  

- Sie schulen die Mitarbeiter Ihrer Kunden.
- Die Liste der Kursteilnehmer zu erhalten, ist ein mühsamer Prozess.  
- Sie stellen Zertifikate mit Virtualbadge.io aus

Ok, Sie müssen Virtualbadge.io nicht sofort verwenden, aber Sie werden sehen, wie das in die Lösung passt, die wir für Sie vorbereitet haben.  

Wenn Ihre Situation auf diese Kriterien zutrifft, haben wir hier einen Vorschlag für Sie:

Ermöglichen Sie Ihrem Kunden, die Liste der Teilnehmer direkt in Ihr Virtualbadge.io-Konto hochzuladen.  

Auf diese Weise müssen Sie keine persönlichen Informationen von Ihren Kursteilnehmern verwalten und können sich den mühsamen E-Mail-Austausch sparen, um alle Namen der Teilnehmer zu erhalten.

In der Praxis bedeutet dies, dass Ihre Kunden dafür verantwortlich sind, Virtualbadge.io die korrekten Daten der Empfänger mitzuteilen. Dadurch wird die Erstellung und der Versand der Zertifikate automatisch ausgelöst. Und natürlich können Sie diesen Zugang jederzeit widerrufen!  

Dies geschieht durch den Aufbau einer Integration zwischen Ihrem Virtualbadge.io-Konto und einer anderen App, die Ihr Kunde verwalten kann (in diesem Beispiel verwenden wir eine Tabelle aus Google Sheets).

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Erste Schritte:

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Was Sie benötigen ist:

- Ein Virtualbadge.io-Konto
- Ein Google Drive-Konto (für die Erstellung der Google Sheets)
- Ein Zapier-Konto, um die Automatisierung zu erstellen.

Schritt 1: Erstellen Sie das Zertifikat, das Sie für diesen Kunden ausstellen möchten

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Dieser erste Schritt ist recht einfach und Sie können ihn leicht überspringen, wenn Sie bereits ein aktives Zertifikat in Ihrem Konto haben, das Sie verwenden möchten.  

Wenn dies Ihr erstes Mal ist, machen Sie sich keine Sorgen: Sie können hier eine 7-tägige kostenlose Testversion starten: https://virtual-badge.webflow.io/de/registrieren

Hinweis: Sie benötigen ein Pro (oder Expert) Abonnement, um auf die Integrationsmöglichkeiten zuzugreifen.

Wenn Sie Hilfe bei den ersten Schritten mit Ihrem Zertifikat benötigen, können Sie jederzeit einen Chat mit unserem Support-Team hier vereinbaren.

Bei der Erstellung Ihres Zertifikats können Sie benutzerdefinierte Felder verwenden. Dies sind Textfelder, die sich wie Platzhalter verhalten. Beliebte benutzerdefinierte Felder sind {Datum_der_Fertigstellung} und {Name_des_Kurses}.

Wenn Sie Ihrem Zertifikat benutzerdefinierte Felder hinzufügen möchten, beachten Sie, dass Sie diese Informationen beim Erstellen der Automatisierung auch einer Spalte in Ihrer Google Sheets-Datei zuordnen müssen.

Schritt 2: Bereiten Sie Ihre Google Sheets-Datei vor

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Dies ist die Datei, in die Sie die Informationen für jedes der von Ihnen ausgestellten Zertifikate eintragen werden.  

Da Sie den Zugriff auf diese Datei mit Ihrem Kunden teilen werden, sollten Sie sie übersichtlich und einfach zu verstehen halten.  

Um zu beginnen, erstellen Sie in Ihrem Google Drive-Konto eine neue Google Sheets-Datei.

Fügen Sie nun einfach die Überschriften zu Ihrer Google Sheets-Datei hinzu. Sie müssen immer den Namen des Empfängers und die E-Mail des Empfängers angeben. Außerdem benötigen Sie eine separate Spalte für alle benutzerdefinierten Felder, die Sie dem Entwurf des Zertifikats hinzugefügt haben.

In unserem Beispiel füge ich eine Spalte mit dem Namen "Datum des Abschlusses" hinzu, da ich ein benutzerdefiniertes Feld für {Datum_des_Abschlusses} in diesem Zertifikat habe.

Cleverer Tipp: Fügen Sie sich selbst als ersten Empfänger hinzu, damit Sie Ihre eigene E-Mail verwenden können, um die Automatisierung anschließend zu testen.

Nachdem Sie diese Struktur erstellt haben, ist das Sheet bereit, um als Auslöser in der Zapier-Automatisierung verwendet zu werden.  

Schritt 3: Bereiten Sie Ihre Zapier-Automatisierung vor!

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Nun, da Sie Ihr Zertifikat auf Aktiv gesetzt und Ihre Empfängerliste in Google Sheets erstellt haben, sind Sie bereit, diese beiden Apps mithilfe einer Zapier-Integration zu verbinden!

Und das Beste daran ist: Sie müssen weder ein Entwickler sein noch einen IT-Hintergrund haben, um dies einzurichten.

Erstellen Sie einfach ein kostenloses Zapier-Konto und legen Sie los!  

Sobald Sie Ihr Konto eingerichtet haben, erstellen Sie einen neuen Zap anhand der folgenden Anweisungen:  

Auslöser: Wählen Sie "Google Sheets" und verbinden Sie sich mit Ihrem Google-Konto.

Folgen Sie einfach den Schritten in Zapier und fügen Sie das Google Sheet, das Sie zuvor erstellt haben, als Auslöser hinzu.  

Als Ereignis ist mein persönlicher Favorit "New Spreadsheet Row". Das heißt übersetzt soviel wie: Sobald die Empfängerinformationen zu einer neuen Zeile in diesem Arbeitsblatt hinzugefügt werden, wird das Zertifikat für diesen Empfänger erstellt und von Ihrem Virtualbadge.io-Konto aus gesendet.

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Aktion: Wählen Sie die App Virtualbadge.io in Zapier und wählen Sie Ihr Zertifikat.

Folgen Sie einfach den Schritten in Zapier und aktivieren Sie Ihren Zap!

Wenn Sie mehr Details darüber erfahren möchten, wie die Zapier-Integration funktioniert, lesen Sie einfach diese Schritt-für-Schritt-Anleitung!

Beachten Sie Folgendes:  

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Sobald die Verbindung zwischen Ihrem Virtualbadge.io-Konto und dem Google Sheet, das Sie für Ihren Kunden erstellt haben, aktiv ist, werden die Zertifikate automatisch erstellt und versendet, sobald neue Empfänger zu diesem Sheet hinzugefügt werden.  

Dies bedeutet auch, dass Ihre Kunden die Möglichkeit haben, Zertifikatsguthaben von Ihrem Virtualbadge.io-Konto zu verbrauchen.  

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie eine transparente Kommunikation mit Ihrem Kunden führen, bevor Sie den Zugriff auf die von Ihnen erstellten Google Sheets freigeben.  

Sie können auch leicht nachverfolgen, wie viele Empfänger aus diesen Google Sheets hinzugefügt wurden, und Ihrem Kunden ein Limit setzen (oder ihm zusätzliche Kosten in Rechnung stellen, falls er mehr Zertifikate als die vereinbarte Menge ausstellt 😊).

Viel Spaß beim Automatisieren Ihrer Arbeitsabläufe!