Wie man automatisch digitale Zertifikate nach einem Zoom-Webinar versendet

Es ist mühsam, alle Teilnehmer Ihres Zoom-Meetings manuell durchzugehen, um deren Zertifikate zu erstellen (ganz zu schweigen von dem Prozess, jedes Zertifikat einzeln zu speichern und an die richtige E-Mail-Adresse des jeweiligen Empfängers zu senden).  

Aber es muss nicht so sein: Sie können alle Zertifikate mit einem Klick erstellen und sie versenden, sobald Ihr Webinar (oder Seminar, Training, Konferenz, etc.) beendet ist.  

Es gibt 2 Möglichkeiten, wie Sie dies tun können:

1. Laden Sie die komplette Teilnehmerliste in ein Online-Tool zur Zertifikatserstellung hoch (mit einer kostenlosen Option!).

2. Verwenden Sie Zapier, um diesen Prozess zu automatisieren und Zertifikate zu verschicken, sobald das Webinar beendet ist.  

Wir werden Virtualbadge.io als Software zur Erstellung digitaler Zertifikate in diesem Beispiel verwenden, die - unserer *leicht voreingenommenen* Meinung nach - die einfachste und effektivste Lösung zur Erstellung und Verwaltung digitaler Zertifikate heutzutage ist.  

Also lasst uns loslegen!

Option 1: Hochladen der Teilnehmerliste in ein Zertifikatsmanagementsystem

1.1 Verwendung von Virtualbadge.io

Dies sind die Schritte, die Sie durchführen müssen

Laden Sie die Teilnehmerliste von Zoom herunter

Nach dem Webinar können Sie auf die Liste der Teilnehmer zugreifen. Zoom hat einen Artikel, in dem erklärt wird, wie Sie auf diese Liste je nach den Einstellungen Ihres Kontos zugreifen können, hier.

Ihr Report wird bereits im CSV-Format heruntergeladen, so dass Sie keine Änderungen daran vornehmen müssen!  

Die Informationen, die in Ihrem Zoom-Report angezeigt werden, basieren auf den Registrierungseinstellungen, die Sie für Ihr Meeting erstellt haben, aber standardmäßig sollte er immer enthalten  

• Vor- und Nachname  

• E-Mail Adresse  
• Datum und Uhrzeit der Registrierung
• Zulassungsstatus

Expertentipp: Wenn Sie Ihren Bescheinigungen weitere dynamische Informationen hinzufügen möchten (z. B. Noten, Ausstellungsdatum usw.), müssen Sie diese in dieselbe CSV-Datei einfügen.

Erstellen Sie Ihr Zertifikat in Virtualbadge.io

Jetzt müssen Sie das Zertifikat erstellen, das an Ihre Teilnehmer gesendet wird. Als Erstes können Sie hier klicken, um einen Plan auszuwählen und Ihre kostenlose 7-Tage-Testversion zu starten. Virtualbadge.io bietet keinen kostenlosen Plan an, aber ich werde im nächsten Thema eine kostenlose Alternative vorstellen.

Die Erstellung eines digitalen Zertifikats mit Virtualbadge.io ist einfach und intuitiv. Sie können eine der Vorlagen auswählen oder einfach etwas von Grund auf neu erstellen.

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Bei der Erstellung des Entwurfs haben Sie auch die Möglichkeit, dynamische Felder hinzuzufügen. Diese Textfelder ermöglichen es Ihnen, Informationen direkt aus der heruntergeladenen Zoom-Datei zuzuordnen.  

Neben dem Hinzufügen dynamischer Felder können Sie auch Profilbilder zu Ihren Zertifikaten hinzufügen: Damit können die Empfänger ein Bild auswählen, das in ihrem Zertifikat angezeigt werden soll.

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(Natürlich ist das Hinzufügen dieser Profilbilder nicht zwingend erforderlich).

Schließe einfach die Einrichtung deines Zertifikats ab, indem du die Schritte in deinem Virtualbadge.io-Konto befolgst.  

Hinzufügen der Empfängerliste und Zuordnen der dynamischen Felder

Der letzte Schritt beim Erstellen eines neuen Zertifikats ist das Hinzufügen der Empfängerliste. Sie können nun einfach die CSV-Datei, die Sie bei Zoom heruntergeladen haben, direkt in Ihr Konto hochladen.

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Sobald Ihre CSV-Datei hinzugefügt ist, werden Sie aufgefordert, die Felder aus der Datei den Feldern in Ihrem Zertifikat zuzuordnen.  

Wichtig: Wenn Sie ein dynamisches Feld (außer dem Namen jedes Empfängers) hinzugefügt haben, müssen Sie das Feld auch in die CSV-Datei aufnehmen.  

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Und das war's! Jetzt haben Sie individuelle Zertifikate für alle Ihre Webinarteilnehmer erstellt und können diese mit einem Klick verschicken.

1.2 Verwendung eines kostenlosen Zertifikatserstellers

Wie versprochen, können Sie die Erstellung der Zertifikate für alle Ihre Webinarteilnehmer auch kostenlos automatisieren.

Hier sind die Vor- und Nachteile der Verwendung eines kostenlosen Zertifikatsgenerators:  

Vorteile:

- Es ist kostenlos (natürlich!);

- Es ist schnell: Sie können sich durch die Vorlagen klicken und ein Zertifikat nach Ihren  

  Markenrichtlinien erstellen;

- Es ist privat beschriftet: Auf den von Ihnen erstellten Zertifikaten ist kein "Virtualbadge.io"-Logo zu sehen;

Nachteile:

- Die Zertifikate sind nicht validierbar: Das bedeutet, dass Sie nur die Bilddatei eines jeden Zertifikats erstellen.

- Das Versenden muss manuell erfolgen: Sie erhalten alle Zertifikate mit den korrekten Empfängerinformationen, aber Sie müssen sie trotzdem manuell an jeden Empfänger senden.

Trotzdem können Sie hier auf das kostenlose Tool zur Erstellung von Zertifikaten zugreifen.

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Option 2: Verwenden Sie Zapier, um diesen Prozess zu automatisieren (und versenden Sie Zertifikate, sobald das Webinar beendet ist).

Mit einer Zapier-Automatisierung können Sie nun genau die gleichen Ergebnisse erzielen, allerdings mit einem großen Vorteil: Sie müssen nicht einmal auf Ihr Virtualbadge.io-Konto zugreifen.  

Mit Zapier können Sie Virtualbadge.io mit mehr als 4.000 anderen Apps verbinden und Ereignisse aus diesen Apps als Auslöser für Ereignisse in Virtualbadge.io verwenden. In der Praxis bedeutet das, dass Sie sofort Zertifikate verschicken können, wenn Ihr Webinar beendet ist.  

Aber hier ist der Haken: Jede Software definiert, welche Ereignisse als Auslöser verwendet werden können. Und zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels bot Zapier das Ereignis "Person hat an Meeting teilgenommen" noch nicht als Auslöser an.  

Aber keine Sorge, wir haben einen ähnlichen Trigger gefunden, um diesen Schritt mit Zoom zu automatisieren, nämlich "Neue Aufnahme in Zoom".  

Hier sehen Sie, wie Sie diesen Zap erstellen können:

Erstellen Sie ein Zertifikat in Ihrem Virtualbadge.io-Konto

Sie müssen ein aktives Zertifikat in Virtualbadge.io haben. Erstellen Sie einfach das Zertifikat, das Sie verschicken möchten, und führen Sie alle Schritte aus, bis Sie den Status "Aktiv" sehen. Sie können manuell Ihre eigene E-Mail-Adresse als Testempfänger hinzufügen.

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Erstellen Sie Ihren Zap

Nun beginnen Sie in Ihrem Zapier-Konto mit der Erstellung eines neuen Zap. Die auslösende Aktion sollte "Neue Aufnahme" sein. Verbinden Sie einfach Ihr Zoom-Konto mit Zapier und fahren Sie mit den Schritten zum Testen Ihres Auslösers fort.

Beenden und testen Sie den Zap

Im letzten Schritt wählen Sie "Virtualbadge.io" als Aktion und wählen das aktive Zertifikat, das Sie zuvor erstellt haben. Diese Aktion bewirkt, dass Sie das Zertifikat an die Teilnehmer Ihres Zoom-Meetings senden, sobald die Aufzeichnung des Meetings abgeschlossen ist.

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Und das war's! Jetzt können Sie Ihren Auslöser testen und sicher sein, dass Ihre Teilnehmer ihre Zertifikate automatisch erhalten, nachdem Ihr Webinar stattgefunden hat.  

Fehlersuche: Wenn Sie den Namen oder die E-Mail-Informationen des Empfängers nicht sehen, vergewissern Sie sich, dass Sie ein Webinar in Zoom mit einem Registrierungsformular erstellt haben, das diese Informationen sammelt.

Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen, wenn Sie einen anderen Weg gefunden haben, den Prozess des Versendens von digitalen Zertifikaten nach Zoom-Webinaren auf andere Weise zu automatisieren :)

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